Tipps und Tricks

Was sind die Vorteile der QR-Rechnung?

Mit der QR-Rechnung vereinfachen und digitalisieren Sie Ihren Zahlungsverkehr. Das sind die Vorteile für Rechnungsempfänger und -steller:

Vorteile für Rechnungsempfänger (Zahler)

• Automatisiert
  Da im QR-Code alle für eine Zahlung benötigten Informationen enthalten sind, muss der Empfänger diesen nur noch mit einem Lesegerät wie zum Beispiel dem PayEye oder Smartphones scannen. Die manuelle Erfassung fällt weg. Die Informationen werden automatisch in das Zahlungssystem oder E-Banking übernommen, wodurch weniger Fehler auftreten und die Sicherheit der Zahlung erhöht.
• Standardisiert
  Mit der QR-Rechnung automatisieren Sie Ihren Kreditorenprozess dank mehr und präziseren Rechnungsstellerinformationen in standardisierter Form.
• Flexibel
  Sie haben die freie Wahl des Zahlungskanals: Sie bezahlen Rechnungen über bestehende Kanäle (z.B. E-Banking, M-Banking), alternative Verfahren (z.B. eBill) und wie gewohnt am Postschalter oder auf dem Postweg.

Vorteile für Rechnungssteller (Begünstigter)

• Automatisiert
  Sie verarbeiten Zahlungseingänge automatisiert. Im Zahlungseingang erhalten Sie alle Informationen zum Zahler. Das steigert die Datenqualität und ermöglicht die Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung sowie im Lager- und Bestellwesen.
• Günstig
  Durch freie Papierwahl, farblose Zahlteile/Empfangsscheine und Digitalisierung fallen Archivmiete, Papierflut und weitere Kosten für Material oder Porto grösstenteils weg. Die Bestellung von vorbedruckten Einzahlungsscheinen entfällt.
• Einfach
  Die Rechnung erstellen Sie direkt in der Fakturierungslösung. Dem Rechnungsempfänger geben Sie mit der QR-Rechnung zusätzliche Informationen mit, was die Zahlung vereinfacht.

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und Empfangsschein. Die für die Zahlung benötigten Informationen sind sowohl im Zahlteil mit blossem Auge lesbar, als auch im Swiss QR-Code kodiert. Der Empfangsschein enthält die wichtigsten Informationen aus dem Zahlteil und ist zwingend links neben dem Swiss QR-Code zu platzieren – unabhängig davon, ob er in einer Rechnung integriert ist oder zusammen mit dem Zahlteil einer QR-Rechnung beigelegt ist.

Hinweis:

Als Empfängerkonto auf der QR-Rechnung ist, je nach Ausprägung, entweder die neue IBAN (CHnn80808nnnnnnnnnnnn) oder die QR-IBAN (CHnn30808nnnnnnnnnnnn) anzugeben. 

Welche Ausprägungen der QR-Rechnung gibt es?

Die QR-Rechnung gibt es in drei Ausprägungen. Die drei verschiedenen Erscheinungsformen des Zahlteils garantieren den individuellen und auf die Zielgruppe abgestimmten Einsatz. Je nach Bedürfnis des Rechnungsstellers bzw. Rechnungsempfängers können Datenfelder genutzt, weggelassen oder kombiniert werden.

1. QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz

Die QR-IBAN und QR-Referenz nutzen Sie für den CHF-Zahlungsraum (CH/FL) mit strukturierter Referenz.

QR-IBAN - IBAN

Die QR-Rechnung mit QR-IBAN entspricht der Rechnungsstellung mit einer strukturierten Referenz. Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz erforderlich ist. Damit wird die gewohnt effiziente Zahlungseingangsverarbeitung sichergestellt.

Die QR-IBAN unterscheidet sich von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (IID), der QR-IID. Die QR-IID hat einen Wertebereich zwischen 30000 bis 31999. Die QR-IID der Raiffeisenbanken lautet 30808 und die IID der Raiffeisenbanken lautet 80808. Die IID bzw. QR-IID beginnt immer von links an der fünften Stelle der IBAN/QR-IBAN. Durch die erste Ziffer können Sie eine QR-IID von einer IID unterscheiden. Eine QR-IID beginnt immer mit der Ziffer drei (3).

Beispiel QR-IBAN mit QR-IID:
CH12 3080 8001 2345 6789 0

Beispiel IBAN mit IID:
CH21 8080 8 001 2345 6789 0

QR-Referenz

Die QR-Referenz (Ref Type QR-R) besteht aus 26 numerischen Zeichen gefolgt von einer Prüfziffer (1). Die Prüfzifferberechnung erfolgt durch Modulo 10, rekursiv. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der QR-IBAN (2) genutzt werden. Zusätzlich können bis zu 140 Zeichen als zusätzliche unstrukturierte Information (3) zur Zahlung mitgegeben werden.

2. QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz

Die IBAN ohne Referenz nutzen Sie für den CHF-Zahlungsraum (CH/FL) ohne Referenz.

Bei der Nutzung der QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz darf keine Referenz verwendet werden. Stattdessen können bis zu 140 Zeichen unstrukturierte Informationen zur Angabe eines Zahlungszwecks mitgegeben werden. Dabei sind keine handschriftlichen Ergänzungen des Zahlungszwecks möglich. Somit müssen Sie den Zahlungszweck, wenn erwünscht, immer aufdrucken.

3. QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference

Mit der dritten Ausprägung stellen Sie internationale Rechnungen mit strukturierter Referenz (ISO-11649) aus.

Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz; sie vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer.

Der Unterschied zur QR-Referenz besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen mathematischen Logik folgt, die im ISO-11649-Standard definiert ist. Ausserdem kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf den Franken-Zahlungsraum (Schweiz und Liechtenstein) beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der Creditor Reference ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.